E-Rechnung für kleine und mittlere Unternehmen
Die E-Rechnung wird Pflicht. Wir machen Sie startklar.
Seit 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, ab 2027 bzw. 2028 auch versenden. Wir bauen die E-Rechnung direkt in Ihre Rechnungsstellung ein – ohne doppelte Pflege und ohne Bruch in Ihren Abläufen.
- Empfang
- Pflicht seit 2025
- Versand
- Ab 2027 bzw. 2028
- Formate
- XRechnung, ZUGFeRD
- Preis
- Steht vor dem Start fest
01 · Fristen
Was wann gilt.
Die Pflicht betrifft Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland. Rechnungen an Privatkunden sind nicht betroffen.
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2025
Empfangen
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Ein E-Mail-Postfach reicht für den Empfang aus.
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2027
Versand ab 800.000 €
Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz E-Rechnungen ausstellen.
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2028
Versand für alle
Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht für alle Unternehmen, unabhängig vom Umsatz.
Ausnahmen: Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto und Fahrausweise dürfen weiter als Papier oder PDF verschickt werden. Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen, aber empfangen können.
Stand: Oktober 2026. Diese Übersicht ersetzt keine Steuerberatung.
02 · In der Praxis
Eine PDF ist keine E-Rechnung.
Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz, den Programme automatisch lesen. In Deutschland üblich sind die XRechnung (reine Daten) und ZUGFeRD (PDF mit eingebetteten Daten). Daran hakt es in vielen Betrieben:
- 01
Rechnungen werden in Word oder Excel geschrieben – daraus entsteht keine E-Rechnung.
- 02
Eingehende XRechnungen lassen sich ohne passendes Programm nicht vernünftig lesen.
- 03
Rechnungsdaten werden doppelt gepflegt: im Rechnungsprogramm und in der Buchhaltung.
- 04
Die vorhandene Software unterstützt die Formate nicht oder nur über Umwege.
03 · Umsetzung
E-Rechnung, eingebaut statt angeflanscht.
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01
E-Rechnungen erstellen
Aus Auftrag oder Angebot entsteht die Rechnung direkt als XRechnung oder ZUGFeRD.
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02
E-Rechnungen empfangen
Eingehende E-Rechnungen werden lesbar angezeigt und lassen sich prüfen und freigeben.
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03
Prüfung vor dem Versand
Pflichtangaben werden vor dem Versand geprüft, damit keine Rechnung zurückkommt.
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04
Übergabe an die Buchhaltung
Rechnungsdaten gehen ohne Abtippen an Buchhaltung oder Steuerberater.
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05
Vorhandene Software ergänzen
Statt alles zu ersetzen, ergänzen wir Ihr System um die fehlende E-Rechnung.
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06
Geordnete Ablage
Rechnungen werden sauber abgelegt, damit Sie sie bei Bedarf schnell finden.
04 · Häufige Fragen
Kurz beantwortet.
Reicht eine PDF-Rechnung per E-Mail nicht mehr?
Zwischen Unternehmen nur noch in der Übergangszeit. Ab 2027 (bei mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz) bzw. ab 2028 müssen Sie E-Rechnungen ausstellen. Eine normale PDF ist dann keine ausreichende Rechnung mehr.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
Die XRechnung ist ein reiner Datensatz ohne eigene Ansicht. ZUGFeRD verbindet eine lesbare PDF mit eingebetteten Daten. Welches Format passt, hängt vor allem von Ihren Kunden ab – wir unterstützen beide.
Wir schreiben nur wenige Rechnungen. Lohnt sich das?
Spätestens ab 2028 muss auch dann jede Rechnung an Unternehmen als E-Rechnung raus. Wenn Ihnen eine einfache Standardlösung reicht, sagen wir Ihnen das ehrlich. Wenn eine eigene Lösung sinnvoll ist, bauen wir sie.
Ersetzt das die Steuerberatung?
Nein. Wir setzen die Technik um. Steuerliche Einzelfragen klären Sie bitte mit Ihrem Steuerberater – gern stimmen wir uns direkt mit ihm ab.
05 · Kontakt
Erzählen Sie uns, wo es hakt.
Wie schreiben Sie Ihre Rechnungen heute, und mit welchen Programmen? Ein paar Sätze genügen – wir melden uns mit einer ersten Einschätzung.
- info@zechware.de
- Anschrift
- Zechware · Terra-Handelsportal UG (haftungsbeschränkt)
Sauerbruchstraße 8, 44801 Bochum